Update Digitalisierung: Arbeitsvertrag per E-Mail ab dem 1. Januar 2025

Unter anderem werden eine Reihe arbeits-rechtliches Schriftformerfordernisse durch Textform, also z.B. E-Mail ersetzt. Das Update gibt einen Überblick, welche Abläufe in Per-sonalabteilungen künftig digitalisiert werden können – und welche nicht.

Änderungen des Nachweisgesetzes

Bereits nach geltendem Recht können Ar-beitsverträge per E-Mail oder DocuSign ge-schlossen werden, soweit keine gesetzlichen Formvorschriften bestehen, wie dies z.B. bei Befristungen der Fall ist. Jedoch ist der Ar-beitgeber aufgrund des Nachweisgesetzes verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedin-gungen mit eigenhändiger Unterschrift zu bestätigen. Gleiches gilt bei der Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen. Ein Nachweis in elektronischer Form ist ausge-schlossen. Verstöße können mit Bußgeld bis zu 2.000 Euro geahndet werden (siehe hier-zu unser Update zur Neufassung des Nach-weisgesetzes 2022).

Ab dem 1. Januar 2025 kann der Nachweis unter folgenden Bedingungen auch in Text-form, also z.B. per E-Mail erbracht werden: 

• Das Dokument ist für den Arbeitnehmer* zugänglich, speicherbar und ausdruckbar.
• Der Arbeitgeber* fordert mit der Über-mittlung des Nachweises einen Emp-fangsnachweis an.
• Die Übermittlung erfolgt individuell an den Arbeitnehmer*; eine allgemeine Be-kanntmachung reicht nicht aus.

Der Arbeitnehmer* kann aber weiterhin ei-nen schriftlichen Nachweis verlangen, der dann auch unverzüglich erteilt werden muss. Bei Nichterteilung droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro. Es ist jedoch unwahrschein-lich, dass Arbeitnehmer*, die bereits Nach-weise in Textform erhalten haben, zusätzlich auf eine Erteilung in schriftlicher Form be-stehen werden.

Praxistipp: Die Pflicht zur gesonderten Ertei-lung des Nachweises entfällt, wenn die we-sentlichen Arbeitsbedingungen in einem per E-Mail oder gar schriftlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag festgehalten sind.

Von den Erleichterungen ausgenommen sind Wirtschaftsbereiche gemäß § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, z.B. das Bau-, Gaststätten- und Beherbergungs- so-wie das Speditions-, Transport- und Logistik-gewerbe.

Fortbestehende Schriftformerfordernisse und Renteneintrittsklauseln

Trotz dieser Erleichterungen ist in folgenden Fällen weiterhin Vorsicht geboten:

• Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen weiterhin der eigenhändigen Originalunterschrift des Arbeitgebers, § 623 Bürgerliches Gesetzbuch.
• Die Befristung von Arbeitsverträgen be-darf ebenfalls weiterhin der eigenhändi-gen Unterschrift von Arbeitgeber* und Arbeitnehmer*, § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Gleiches gilt für Aus-bildungsverträge und nachvertragliche Wettbewerbsverbote.
• Erleichterung schafft das IV. BEG aller-dings bei Vereinbarungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei Erreichen der Regelaltersgrenze. Solche waren in der Vergangenheit für den Arbeitnehmer* unverbindlich, wenn sie nicht in Schrift-form vereinbart waren. Ab dem 1. Januar 2025 kann die vertragliche Altersgrenze ebenfalls in Textform vereinbart werden, § 41 Abs. 2 des Sechsten Buches Sozial-gesetzbuch (SGB VI).

Praxistipp: Das vertragliche Hinausschie-ben des Renteneintritts über die Regelal-tersgrenze hinaus bedarf weiterhin der Schriftform.

• Ungeachtet der Erleichterung des Nach-weisgesetzes könnten Änderungsverträge per Email unter Umstände zivilrechtlich an arbeitsvertraglichen Schriftformklau-seln scheitern. Hier ist zu prüfen, ob eine trotz solcher Klauseln wirksame Individu-alvereinbarung vorliegt oder ob im Einzel-fall ein stillschweigender Verzicht auf die Schriftform nach § 127 Abs. 2 Bürgerli-ches Gesetzbuch anzunehmen ist.

Änderungen anderer Gesetze

Ausblick und Empfehlungen

Das IV. BEG ist für Unternehmen nahezu aller Branchen eine Gelegenheit, die internen Prozesse zum Onboarding von Arbeitneh-mer*innen und Leiharbeiter*innen auf den Prüfstand zu stellen und sich zumindest teil-weise von lästiger Zettelwirtschaft zu befrei-en. Gleiches gilt für die Dokumentation von Änderungsverträgen. Solche können in den meisten Fällen künftig rechtssicher per E-Mail vereinbart werden, soweit nicht der Ar-beitsvertrag Schriftform verlangt. Profitieren werden vor allem auch Unternehmen, deren HR - Prozesse aus dem Ausland gesteuert werden. Die Unternehmens-IT sollte darauf geprüft werden, ob digitale Dokumente schnell und effizient erstellt und geändert werden können.

Wichtig wird dabei sein, die weiterhin erfor-derliche Schriftform bei der Befristung von Arbeitsverträgen, nachvertraglichen Wettbe-werbsverboten sowie bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen nicht aus dem Blick zu verlieren. Formfehler in diesem Bereich ha-ben weiterhin die Unwirksamkeit der Maß-nahme zur Folge. Für rentennahe Mitarbei-ter*innen sollte erwogen werden, ggf. un-wirksame Altersgrenzen in geeigneter Weise nachzuziehen.

Gerne begleiten wir Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse durch rechtssichere Analyse der Potenziale und Grenzen der aktuellen Gesetzgebung und klare Handlungsempfeh-lungen bis hin zum einzelnen Verfahrens-schritt.