E-Doręczenia wkrótce obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców z KRS

1 stycznia 2025 r. oficjalnie rozpoczął funkcjonowanie Krajowy System Doręczeń Elektronicznych. Termin wdrożenia systemu e-Doręczeń, o którym mowa w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, był kilkukrotnie przesuwany.

Uruchomienie systemu e-Doręczeń ma na celu uproszczenie komunikacji z podmiotami publicznymi, a w konsekwencji zastąpienie tradycyjnej korespondencji za pośrednictwem listów poleconych. E-Doręczenia stanowią bowiem elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i wywierają analogiczne skutki prawne.

Publiczna i komercyjna usługa e-Doręczeń

Przedsiębiorcy wnioskujący o utworzenie adresu do e-Doręczeń mają wybór między  nieodpłatną, publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz komercyjną, kwalifikowaną usługą doręczenia elektronicznego. Komercyjna usługa e-Doręczeń świadczona jest przez podmioty wpisane do rejestru dostawców kwalifikowanych usług zaufania.

Komercyjne e-Doręczenia, w przeciwieństwie do PURDE, umożliwiają korespondencję nie tylko do i od podmiotu publicznego, ale również między podmiotami niepublicznymi, w tym przedsiębiorcami i osobami fizycznymi.

Adres do doręczeń elektronicznych

Przedsiębiorca z KRS wnioskujący o dostęp do e-Doręczeń uzyskuje unikalny adres elektroniczny, umożliwiający jednoznaczne zidentyfikowanie jego właściciela. 

Podmioty składające po 1 stycznia 2025 r. wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS zobligowane są – w przypadku gdy chcą korzystać z PURDE – do wskazania danych umożliwiających utworzenie adresu do e-Doręczeń. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, które uzyskają adres do e-Doręczeń za pośrednictwem komercyjnego dostawcy e-Doręczeń, składają oświadczenie o posiadanym adresie. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. mogą uzyskać adres elektroniczny, składając odpowiedni wniosek na portalu rządowym przeznaczonym do obsługi e-Doręczeń. Wniosek może zostać złożony przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu lub pełnomocnika.

Adres elektroniczny wpisywany jest do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Co do zasady podmiot korzystający z e-Doręczeń może posiadać wyłącznie jeden adres, przy czym w sytuacji, gdy jest to uzasadnione strukturą organizacyjną podmiotu, Minister ds. informatyzacji może wyrazić zgodę na wpisanie do BAE więcej niż jednego adresu do e-Doręczeń. W przypadku usługi publicznej wpis do BAE następuje automatycznie po aktywacji adresu do e-Doręczeń, z kolei wybór kwalifikowanej usługi doręczenia elektronicznego wymaga wniosku przedsiębiorcy o wpis adresu do BAE. Adresy elektroniczne, po przekazaniu danych z BAE, są wpisywane automatycznie w KRS.

Skutki prawne wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych

Wpis adresu do e-Doręczeń do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadawanej przez podmioty publiczne na ten adres. Co do zasady od momentu wpisu adresu do bazy korespondencja pochodząca od podmiotów publicznych będzie kierowana na wskazany w bazie adres. Jest to o tyle istotne, iż korespondencja skierowana przez podmiot publiczny na adres do e-Doręczeń korzysta po upływie 14 dni od wpłynięcia z tzw. fikcji doręczenia, niezależnie od faktycznego statusu odczytania wiadomości.

Obsługa skrzynki do e-Doręczeń

Zabezpieczenie należytego zarządzania skrzynką do doręczeń elektronicznych jest istotnym wyzwaniem dla przedsiębiorców. W celu zarządzania skrzynką do e-Doręczeń przedsiębiorca wyznacza administratora. Administratorem może być osoba fizyczna posiadająca numer PESEL lub niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo członkowskie UE do celów transgranicznej identyfikacji, o którym mowa w Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) 2015/1501.

Do zadań administratora należy odbieranie i wysyłanie korespondencji, zarządzanie korespondencją oraz konfigurowanie skrzynki doręczeń. Administrator ma możliwość dodawania innych użytkowników skrzynki, w tym nadawania uprawnień innym administratorom. 

Publiczna Usługa Hybrydowa

Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje dodatkowo Publiczną Usługę Hybrydową (PUH), na podstawie której operator wyznaczony przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem PUH między innymi w sytuacji, gdy adresat nie posiada skrzynki do e-Doręczeń.

Okres przejściowy

Do 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy, w którym podmioty publiczne mogą odstąpić od obowiązku doręczenia elektronicznego i przesłania korespondencji w tradycyjnej formie. To czas, w którym podmioty publiczne muszą dostosować się do wymogów związanych z nowym reżimem e-Doręczeń.